In oktober 2024 hebben vier groepen OPCOs van Basisteams De Copen, Lekpoort en Stichtse Vecht/ Ronde Venen de training Briefen en debriefen gevolgd. Tijdens het inventariseren van de leerbehoeftes, wordt door deelnemers al snel geduid op organisatorische problemen en bestaande procedures die buiten hun cirkel van invloed liggen.  Echter in deze eendaagse training staan het vergroten van de bewustwording van de bestaande cultuur en het aanleren van nieuwe gewoontes centraal, en geef ik aan dat we deze dag geen organisatorische problemen gaan oplossen.  Wanneer de deelnemers aan het einde van de dag met de vraag komen:  “Hoe borgen we de implementatie van de aangeleerde kennis en vaardigheden van deze training?” geeft het wel reden tot reflectie.

In een organisatie waar verbeter- en vernieuwingsprocessen via intensieve en tijdrovende coördinatie en over vele schijven tot stand moeten komen, is de aandacht al snel gericht op de dagelijkse operatie. Dat verklaart wellicht de grote aandacht voor de training Briefen en debriefen voor OPCOs  bij de Basisteams.  

Op basis van kennis en ervaring in het trainen van OPCOs in de afgelopen 10 jaar is deze training gericht op kennisontwikkeling van medewerkers in de primaire processen, OPCOs en leidinggevenden maar vooral opdat zij zicht krijgen op de effecten van eigen handelen. In retrospectief zien we dat “ Borging” beter kan. 

Binnen de organisatie, ook op operationele niveau, zullen we m.i. organisatie-breed de juiste structurele context moeten bieden waarbinnen innovatief vermogen zich kan ontwikkelen.  De juiste structurele context zou immers voldoende regelvermogen moeten bieden aan  medewerkers, OPCOs en leidinggevenden. 

Regelvermogen ligt voor een deel binnen de eigen cirkel van invloed van de OPCO. Tijdens de training wordt een lans gebroken om elke dienst te beginnen met een effectieve briefing. Covey gebruikt de metafoor “ zaaien”. Elke dienst zal dan moeten worden afgesloten met een effectieve debriefing. Tijdens het “oogsten” van resultaten van de uitgezette taken en werkopdrachten is er ook ruimte om van elkaar te leren. Juist in tijden waarin aspirant politiemedewerkers op de werkvloer start-bekwaam moeten worden gemaakt geen sinecure en reden te meer op altijd te debriefen. “Want fouten maken mag, maar niet twee keer dezelfde fout”.

De kern van een succesvolle aanpak en Borging ligt in een aanpak waarbij met hoge betrokkenheid van medewerkers èn management, wordt gewerkt aan interventies aan twee zijden van de medaille: structuur en gedrag. Zowel medewerkers, OPCOs , teamleiders en teamchefs moeten bereid zijn te veranderen.  Regelvermogen veranderen ligt soms ook buiten de eigen cirkel van invloed van de OPCO, wat maakt dat op hoger niveau in de organisatie een stap extra moet worden gemaakt om de hoognodige synergie aan te brengen.  Dat betekent dat het Managementteam zich dient te verdiepen in de structuren waarin we het werken binnen het eigen team hebben ingericht. Structuren die mogelijke blokkades vormen om veranderprocessen, gewenst gedrag, onderlinge verhoudingen en gewenste prestaties met maximale verbinding mogelijk maken.

Ergo: met het adagium “Cultuur volgt structuur“ zal dus meer synergie binnen de organisatie moeten komen. Als het gaat om gedragsverandering kunnen OPCOs binnen hun eigen cirkel van invloed het verschil maken. Om hun regelvermogen te vergroten, zijn zij ook aangewezen op hun leidinggevenden. Bij het ontbreken van regelvermogen zullen onze politie collega’s niet van elkaar leren, en staan zij te prooi voor het creëren van aangeleerde hulpeloosheid en gerichtheid op eigen belangen. Om deze twee laatstgenoemde verschijnselen aan te pakken, is het “leren vissen” (en niet langer vis geven) door OPCOs één van de thema’s die aan de orde komt tijdens de training. Daarover zal ik in een volgend artikel meer vertellen.